El primer paso es solicitar el alta como editor/a y esperar la validación por parte de la Oficina del Depósito Legal. Esta, una vez comprobado que el nuevo editor/a tiene domicilio, residencia o establecimiento permanente en Navarra, procederá a la validación del alta. La vía de comunicación de la Oficina del Depósito Legal con el editor/a será el correo electrónico facilitado por el este/a al solicitar el alta. 

Cuando el alta ya sea efectiva, se podrán realizar las siguientes acciones:

Solicitar número:

La solicitud deberá hacerse antes de que finalice la producción o impresión del documento y deberá incluir los siguientes datos: título de la publicación, tipo de publicación (el número de ejemplares a depositar depende del tipo de documento que sea), fecha prevista de distribución, que no podrá ser posterior a dos meses a partir de la fecha de solicitud del número.

El número que está formado por los siguientes elementos:

• Siglas DL o LG
• Siglas NA
• Número de constitución
• Año de constitución
• Es obligatorio que aparezca impreso en un lugar visible e identificable de la publicación.

El editor/a entregará la publicación en la Oficina de Depósito Legal de Navarra en el plazo máximo de dos meses desde la fecha de solicitud del número y siempre antes de su distribución o venta.

Modificar datos y anular solicitud: 
La modificación de los datos asociados a un número de Depósito Legal permite completar la información sobre la publicación una vez que ha sido impresa o fabricada, siempre antes de  haberse hecho el depósito.

También permite anular un número de Depósito Legal cuando la publicación para la que se solicitó no se vaya a realizar o exista alguna razón justificativa que impida la constitución del depósito en el plazo de dos meses a partir de la asignación del número.

Obtener justificante de depósito constituido:

Permite obtener una acreditación que justifique que se ha entregado correctamente el Depósito Legal de una publicación.

La tramitación es totalmente gratuita y puede hacerse por internet o en las oficinas.

• Libros y folletos impresos en papel
• Hojas impresas
• Recursos continuados (revistas, periódicos, programas de fiestas, agendas culturales, anuarios, memorias ...)
• Partituras
• Estampas originales
• Fotografías editadas
• Láminas, cromos, naipes, postales y tarjetas
• Carteles
• Mapas, planos, atlas, cartas marinas, aeronáuticas y celestes
• Libros de texto
• Microformas
• Documentos sonoros
• Documentos audiovisuales
• Documentos electrónicos en cualquier soporte que no sean accesibles a través de Internet
• Copia nueva de los documentos íntegros de toda película cinematográfica, incluido el material publicitario

• Documentos de las Administraciones Públicas de carácter interno o integrables en expedientes administrativos 
• Documentos sobre asuntos internos de instituciones y organizaciones, incluidas empresas, dirigidos a su propio personal 
• Publicaciones destinadas a concursos de promoción o traslado de los cuerpos o escalas de las administraciones públicas 
• Sellos de correos 
• Impresos de carácter social como invitaciones de boda y bautizo, esquelas de defunción, tarjetas de visita, carnés de identidad o títulos y diplomas 
• Impresos de oficinas, formularios, incluidos los oficiales, cuestionarios y encuestas no cumplimentadas 
• Publicaciones de impresión bajo demanda 
• Dossieres de prensa 
• Hojas comerciales publicitarias 
• Catálogos comerciales de todo tipo 
• Calendarios y agendas 
• Objetos tridimensionales, aunque acompañen a un documento principal 
• Manuales de instrucciones de objetos, electrodomésticos, maquinaria, etc. 
• Todo producto de un sistema informático que contenga datos que afecten a la privacidad de personas físicas y jurídicas y cuantos estén incluidos en la normativa de protección de datos personales 
• Programas audiovisuales emitidos por prestadores del servicio de comunicación audiovisual, salvo que sean objeto de distribución

Una publicación en línea es la información o contenido de cualquier naturaleza difundido en un soporte electrónico no tangible, archivado en un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión.

Son objeto de depósito legal todo tipo de sitios web, incluyendo los libros electrónicos y otros materiales asimilables a los de la edición en papel en ellos contenidos, que contengan patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual o digital de las culturas de España, ya sean sitios web libremente accesible o sitios web de acceso restringido, y sea cual sea su formato.

No se les asigna número de depósito legal por sus especiales características y los límites difusos de los documentos difundidos por esta vía y también porque ya existen otros números normalizados (ISBN, ISSN, DOI) que identifican unívocamente las publicaciones.

Los editores/productores no tienen que tomar ninguna iniciativa ni emprender ninguna acción en este sentido. Su obligación se limita a dejarse recolectar por los sistemas automáticos de archivado web de la Biblioteca Nacional de España o transferir los documentos que se les requieran para formar parte del depósito legal. 

En el caso de publicaciones cuyo acceso dependa de una suscripción o de un pago por parte del usuario, el editor/productor debe proporcionar las claves de acceso o facilitar un acceso seguro para poder acceder y descargar esos contenidos con los fines exclusivos de preservación del patrimonio documental.